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大型会议流程,公司大型会议的流程有哪些?

时间:2016-11-04 11:56 | 作者:天幕大业 | 标签: 年会策划 |
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一、会前二个星期:  
1、综合管理部召开内部全体会议,成立基地大型会议筹备小组。 
2、会上明确会议目的,确定具体的召开时间与会议举办地点。  
3、原则上,基地大型会议筹备小组组长由综合管理部经理担任,分配具体工作。  
4、会议筹备小组下设:领导组、秘书组、材料组、宣传组。(附件1:职能图)文秘部落  
5、领导组: 制定工作进度表(附件2),由组长统一控制会议筹备进度  
6、秘书组: A草拟会议通知,经审批后下发各部、中心.。 B回收会议通知回执,根据各部、中心参会人员名单制作会场座位图。(附件3)  
7、材料组: A购置会场需要的会议设备及装饰物品。(如横幅、花卉、音响设备等) B根据秘书组制作的会场座位图,制作与会人员的桌签。  
8、宣传组:明确报道主旨,有针对性的进行会议的前期宣传报道。  
二、会前一个星期:  
1、综合管理部召开筹备小组碰头会,由各组的负责人汇报一周以来的筹备落实情况。  
2、领导组: A根据工作进度表的执行情况,对四个组的上周的筹备工作进行审核。 B在本周内确定此次会议的会议议程(如会议主持人选的确定、领导发言提纲的编写等。) C最终确定会议的各类分发材料,将定稿交于秘书组,根据与会人数进行印制。  
3、秘书组: A开始着手准备会议材料,进行大规模的印刷装订工作。 B制作会议签到本。(附件4)  
4、材料组: A对会场内的音频、视频设备进行系统的调试,力求在会议召开时达到最佳视听效果。 B对会场内座椅的排放、横幅的挂钉、座签及一些装饰物品的摆放进行最后的确认,力求达到舒适美观的效果。 5、宣传组: A继续对本次会议进行跟踪报道 
三、会前3天  
1、会议筹备小组在组长的带领下,对会议的所有筹备工作进行验收。  
2、验收过程中任何一个筹备环节出现了问题,由领导组迅速制定解决方案,其他各小组协力解决,确保会议按时正常的召开。 
四、与会当日  
1、会议筹备小组全体成员在会前30分钟到会场,对各环节做最后确认,应对可能发生的突发情况。  
2、秘书组: A负责会场门前的接待工作。(如签到、分发会议纪念品等) B在会场入座率达80%以上后,由秘书组出面安排与会领导集体入席。 C秘书组直接对与会领导负责,满足领导提出的要求。  
3、材料组: A对会中所使用的音频、视频设备进行时时监控。 B对与会人员直接负责,负责为有需要的与会人员提供纸张、铅笔、圆珠笔等会议工具。 C会议结束后的收尾整理会场的工作由材料组负责。  
4、宣传组: A负责整场会议的照片拍摄或电视摄像工作。 B会议结束后的三天内,完成本次大型会议的新闻报道的编写、投稿等工作。 
五、会议后三天:  
在综合管理部内部例会上,对会议的筹备工作进行小结,查找筹备工作中出现的漏洞与不足。

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