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大型会议活动策划现场搭建的相关注意事项

时间:2018-04-03 15:54 | 作者:天幕大业 | 标签: 会议策划 大型会议活动 |
对于大型会议活动来说在布置,彩排,正式会议活动和拆卸设备等过程当中,伙食和休息、人工都可能会产生费用,你的预算当中是否包括这些费用?合同有没有规定把这些开支列入总账单?有没有其他的活动公司来安装设备?酒店的其他会议活动会不会影响他们的安装工作?
 
大型会议活动策划现场搭建的相关注意事项
大型会议策划现场搭建注意事项
 
 
你要不要支付安装设备的工作人员的伙食费?就餐时间计不计入工时?员工伙食费是另外计费,还是含在合约活动公司列出的书面预算里?有时你是不必支付伙食费的,但要确认清楚。你是否需要多交布场押金?酒店布场是不是需要另外交布场费。灯光师们和舞台工作人员就餐的时间安排可能不同,确定有谁负责和监督所有的就餐事宜。
 
 
视听设备的卸车和安装是否有要求?
在安装视听设备的工作人员到达之前,需要进行什么安排?比如,吊灯要不要拆卸,进场的门高度够不够,通风口要不要关闭以防止噪音等等。能否在最大程度上保证安装工作的顺利进行?又比如,你需要为工作人员做哪些准备,以保证留给他们最多的工作时间?你当然不希望安装队伍到场以后还要等到别人腾出大厅和过道,你必须比他们先到场,为他们的到达做好准备工作。
 
 
还有什么额外开支需要列入预算?
了解所有可能发生的额外开支。比如,总帐单中,人员工资和电费是定额收取的,还是根据实际使用量收取?根据该场地以往所举行的会议活动情况估算一下开支,将估算值列入预算。同时,留出预算10%的预备金,实际的花费少于预算总比超过预算要好。还有,一定要索取场地书面的开支预估。
 
 
试听设备的搬进搬出,安装拆卸都要多久?
如果你雇佣两家不同的活动公司,一家负责舞台,另一家负责视听,那么一定要保证它们清楚对方的日程安排和时间表,以避免冲突。最理想的情形是:负责舞台的活动公司能够同时完成视听设备,灯光和舞台布景等工作。最好找到一家可以满足你所有要求的提供成套服务的公司,但是,要权衡全套服务和单独服务的价格。你可能只需要一个简易的舞台,而对灯光和视听的要求不亚于摇滚音乐会,或者你需要复杂的舞台却要求有简单的照明。了解一下,看着提供成套服务的活动公司是否拥有你需要的设备,或者是否可以根据你的需要租用设备。你要保证获得最能满足你要求的设备,而不是单单使用现有的设备。

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