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中小型会议活动策划需要注意哪些事项?

时间:2018-05-14 20:51 | 作者:天幕大业 | 标签: 会议策划 会议策划公司 |
不管是大型的会议活动,还是中小型的会议活动,对于活动策划者来说,都是不容忽视,必须要全力以待去解决其中可能会出现的问题,那我们在举办中小型活动策划的时候,一般需要注意哪些方面的问题呢,今天小编主要给大家来介绍一下关于中小型会议活动的一些注意事项。
 
中小型会议活动策划需要注意哪些事项?
中小型会议活动策划需要注意哪些事项?
 
 
一、宾客姓名标签的摆放
现在较为流行的是圆桌会议,因为这样宾客不分主次、先后;但是如果正好会场没有圆桌会议室怎么办?那就只好选择长型的,长型会议桌则一定要按宾客的身份、主次把顺序安排好,在这方面多用些心,这个是至关重要的,一般会议主办人应坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推,当然也可灵活掌握,但一定要有利于宾客的发言,提升会议气氛。
 
 
二、投影、扩音设备的提前布置调试
投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅,扩音设备应于会议前1小时调试好。
 
 
三、鲜花、水果的布置
鲜花一定要鲜艳,水果一定要新鲜、漂亮,这都是为了使沉闷的会议室增添一丝亮点。
 
当这一切准备工作全部到位后,或许会有提前到的嘉宾,这时一定要做好接待工作,不能让客人感到冷场,给每个与会人员发一份会议资料,包括会议文件袋、笔记本和笔。然后,当嘉宾陆续到齐后,招待各位嘉宾入位,并吩咐会场服务人员倒上茶水。
 
 
会议管理:会议管理看似简单,但实质上如果要把它做好也是得废一番苦心的。会议要讲究质量。开会手机铃声此起彼伏、抽烟耳语、迟到早退、讲话不入主题、会上不说,会后发牢骚等现象,都是会议质量不高、会风不好的典型例子。会议管理要做好须注意以下几个事项:
 
 
一、召开会议须事先明确三个角色:会议主持、会议调度和会议记录
会议主持起到一个主线的作用,其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。
会议调度,起到把握整个会议主题,以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任,负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。
会议记录,详细记录会议的要点和细节,准备会议纪要,以便于会后做出客观的会议评估。起到一个支持的作用,负责准确记录会议的要点并发放会议纪要,最后确认执行人及完成时间。
 
 
二、制定会议纪律并严格遵守
这个在给每个人发的会议材料中的《会议注意事项》里面就要写明,诸如,进入会场前把手机调至振动或关机,这一点在与会者进入会场前也要提醒一下。
 
 
三、主持人、调度人利用各种方法使会议紧扣主题,提升会议气氛,使与会的每一个人都敢于说、参于说,从而达到预期的效果。大家都缄口沉默对会议本身来说不是好事情,只有让每个于会者都围绕话题说出真正想说的,真正有价值的才达到了会议的最高境界。
 
 
会议追踪:会议组织者除了通知、组织会议外,一定要保证会上决定的会议目标、工作任务得到全面贯彻。与会者在会上在充分讨论一个事情后,必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。最后会议跟踪、监督工作更是不容忽视。只有监督将会议议项完成了,会议才真正结束了。
 
 
需要提醒大家的是,以上不管是会议筹备还是会议管理,甚至是最后的会议跟踪,都是一场会议成功举行必不可少的步骤,缺一不可,都要小心谨慎对待。

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