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如何组织一场大型的会议活动,需要哪些准备工作?

时间:2018-05-15 23:40 | 作者:天幕大业 | 标签: 会议策划 会议策划公司 |
要组织一场成功的研讨会或是培训会,往往需要提前几个月就开始细致的规划和准备。大多数情况下,研讨会看起来就像是一个按照日程将所有的环节都连接起来的齿轮那样平滑的运行。尽管如此,但其实在实际操作中,为了营造一个良好的会议氛围,并与会者提供一个良好的会议体验, 还是有许多看不见的额外工作需要完成。
 
如何组织一场大型的会议活动,需要哪些准备工作?
如何组织一场大型的会议活动,需要哪些准备工作?
 
 
1、确立会议的主题
每一个会议都首先需要一个主题和目标来驱动整个会议的筹备,定位自己的听众或是参与者,以及邀请嘉宾和进行市场推广。举例来说,如果你要举行一个商业会议,比如某个特定行业的国际会议,可能就会有这个行业的龙头企业或者是想要成为龙头的企业对你的会议产生兴趣,它们可能会想要通过赞助你的会议来在会议期间对它们的产品进行宣传。
 
除此之外,研讨会的主题同样决定了你的会议的市场推广渠道,你的市场营销部门需要会议的主题来确定它们的目标营销人群,以及哪些公司才是你们的潜在赞助商。
 
 
2、选择场地
场地的选择主要取决于你的会议规模,你需要考虑参与者的数量,以及有可能出席会议的来宾的身份(是否有政要或者明星等等),另外你还需要考虑是否有厂商需要一块额外的展示空间展示它们的产品。
如果你的会议会有一些VIP参与,那么场地的位置和设施同样也很重要,好找一些比较有名的场地,确保设施和服务都不会有问题。另外,在做决定之前,好能够多找几个场地,并亲自检查下它们的位置,服务,环境以及价钱,比较之后再做决定。
 
 
3、市场营销
研讨会的市场营销算是所有活动组织环节中关键也是具挑战性的环节了,并且也是衡量一个会议是否成功的关键指标。因为市场推广的强度和力度会直接影响研讨会的参与人数, 并决定这次活动的成功与否,以及组织者的盈亏。这意味着研讨会的定位和营销策略都必须朝着一个目标,那就是吸引尽可能多的与会者。
 
大多数情况下,活动组织者都应该有一大笔预算用于活动的推广,比如在报纸、杂志、电台、电视和网络上打广告来宣传活动,或是向媒体发公关稿,来对会议进行预热,除了这些,还可以考虑在一些人流密集的区域投放户外广告。但是要注意,投放报纸和杂志广告时,要先对报纸和杂志的受众进行了解,确保它们和你们的会议的受众存在重合。同样,户外广告要设计的够吸引人,让受众可以一眼看出参加这个会议的好处。
 
不过,如果你没有足够的预算也不要紧,如果你的会议时行业相关的,那么你可以向相关的企业群发传真,电话营销也是个很有效的手段,另外,也可以派一些销售人员参加一些大的行业论坛,Email营销也是个不错的方法,并且几乎不需要什么成本,如果你们已经有了一个潜在客户的数据库,当然好,如果没有就只能向一些数据公司花钱购买了。
 
还有需要注意的就是可以通过一些门票策略来吸引报名,比如可以在某个截止日之前报名打个比较大的折扣,或者按报名人数给一个比较大的折扣等等,促使潜在的参会者尽早尽快报名.目前网上已经开始出现比较专门的活动组织网站提供这类服务,比如抢座网就是其中的领先者.还有值得一提的是这类网站都有报名数据收集功能,可以帮你收集整理历次的活动报名数据,这样你下次的活动就可以有一个基础营销数据库了。
 
 
4、与赞助商合作
邀请一些大牌的赞助商参与活动的组织可能帮助会议更好的启动并削减你的成本,赞助商同样也会帮你做一些市场推广,因为对它们来说,它们也希望它们的产品能够得到更多的曝光,除此之外,你还可以用展览空间作为交换让它们帮你搞定场地。还有一些赞助商需要在会议期间给所有与会者一些它们公司的信息,还有一些会把它们的产品作为礼品派送给与会者。
 
 
5、联络嘉宾
如果没有人来,或者没有演讲者愿意分享它们的知识,你的研讨会是不会成功的,所以邀请一些有名望且有实力的演讲者是非常重要的,他们会提供给听众一些他们工作中或者是行业中的一些新鲜的知识和信息。事先联系一些演讲者并与他们沟通其演讲稿,给他们提出一些改进的建议,同时估计一个会议的听众人数,询问他们是否有什么特殊的需求,比如需要投影仪,或者是额外的麦克风与观众进行互动,并提前准备好这些东西。
 
所有活动都需要一个团队进行协作才能成功举行,因为者涉及到接待、注册、客服以及财务,绝不是一个人可以搞定的,团队成员之间需要彼此了解,并建立某种机制来消除可能产生的混乱或者是错误。为了确保活动的顺利实施,每个人都应该熟悉他们各自的角色,这可以通过准备一个包含各个角色的职责的详细的日程表来解决,比较理想的情况下,项目经理应该控制整个团队并确保所有人都在做他们应该做的,除此之外,一个项目管理者也需要授权其它人去处理一些诸如会场管理、赞助商和会议展示的工作,不必事事都亲力亲为。
 
 
6、会议日——准备,签到,接待,反馈
所有的研讨会,基本上80%的工作都在计划和准备阶段,相比而言,会议当天的几个小时或者几天要轻松的多。在会议开始前一天,你需要提前探查场地以确保一切都已安排就绪,包括麦克风、投影仪、视音频系统,都必须在你的检查清单中。同样,你还需要准备一个打包清单以确保所有需要的东西都已经在会议前运到了场地,会议相关的人员也应该有一个分工列表,谁负责座位,谁负责会场装饰、海报张贴等等。
 
在会议当天,所有工作人员必须提前至少一个半小时到场,并且必须准备提前准备好接待听众入场,同时必须在门口安排人员以确保只有经过授权的人才可进入会场。姓名贴纸、小礼物以及会议日常等等也需要提前准备好,然后由迎宾讲听众带到他们制定的座位上。
 
工作人员还应该在会议期间为听众提供必要的帮助,后,应该有人负责派发反馈表并进行收集,以对后续的会议的改进收集参考

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