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大型活动策划方案的注意事项

时间:2018-01-03 14:21 | 作者:天幕大业 | 标签: 活动策划方案 |
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大型活动的策划方案中需要包括详细的分工(具体到人)和需要完成的时间。
 
大型活动的策划方案的31条注意事项 
大型活动策划方案的注意事项
大型活动策划方案注意事项
 
1、举办活动应本着讲求实效、突出特色的原则,避免雷同、重复。 
2、活动应及早筹划与确定。邀请国外、境外人士前来参加活动,至少于半年前发出邀请,寄送项目说明资料。 
3. 会务准备时列出物资清单为佳,同时派专人落实和保管,以免遗忘或者遗失; 
4. 一般要准备主席台领导席卡,主持人席卡和签到席席卡,矿泉水,主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印),笔,鲜花,研会旗帜,国歌磁带等; 
5. 大型活动还须设签到席,派专人负责签到; 
6、由多个机构共同举办的活动,要事先明确各自职责分工,避免多头指挥、多头对外。 
7、确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素,开幕式尽量按原定时间举行,避免时间过长。 
8. 一般至少需要提前2小时进入会场,留足布置会场的时间,与会人员需要提前半小时开始入场。 
9. 领导嘉宾需要事先联系好小的会议室,提前到者先引导到小会议室休息,活动正式开始时再引导入会场. 
10、开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份(请礼仪小姐担任主持人除外)。 
11、开幕式宣布的出席活动领导人名不宜过多。在介绍“出席××活动的领导、贵宾”中,不应包括主办单位的领导人,应是外宾、外单位领导人。 
12、开幕式剪彩活动能免则免,确需安排剪彩活动的,剪彩人不宜多。为节约起见,应以彩带代替绸带。 
13、在开场称呼中,可按国际惯例称“女士们、先生们”,或“贵宾们、女士们、先生们”,后面不再加“朋友们、同志们”。 
14、讲话中“欢迎”“感谢”之类的句子要尽量归纳,以节省鼓掌时间。使用现场翻译时,应尽量控制场面,使讲话人与译员相配合,不要在中文讲完时中方人士立即鼓掌,应而在翻译完后中外双方共同鼓掌,以示对外宾的尊重。 
15、所借的音响设备必须事先调试,确保万无一失;如有必要,还要准备录音笔、 mp3等现场录音设备(也须调试),并安排专人负责; 
16、考虑到翻译上的困难,讲话中避免使用国内工作中常用的缩略语或惯用语)或引用古诗、谚语。 
17、对外讲话中(含文件、资料),宜用“我国”、“中国政府”等。 
18、如果现场需要播放ppt,需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑,放至桌面文件夹,并按次序加前缀,需要事先调试投影仪位置,调试好分辨率等; 
19、大型活动需事先制作议程PPT,一项议程一页PPT,字体大一点,可适当配相关图片,配合主持人介绍时播放议程PPT,注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异,字体颜色和背景色间的对比可能需要调整。
20、介绍地方或企业情况时,要突出重点,语言简练,一忌长篇大论,由古至今,人文地理,面面俱到;二忌数字堆砌(如有必要,可提供文字资料)。 
21、研讨会不同于报告会,领导人讲话、主题演讲人不宜长篇发言。 
22、介绍招商项目时,不宜以我方预计生产规模及投资数作过于准确的描述。 
23.重要活动中,要适时提醒出席者关掉手机、寻呼机,或将其调至静音状态。
24、拜访国外机构时,应提前进行联系、确认,说明拜访目的,一经确认,应如约赴会。拜访(含出席宴请)人数有增减,都应提前通知对方。 
25、组织出国展览应事先进行市场调研,了解当地产品供需情况。参展企业和产品要有一定代表性,避免参展的同类产品互相压价竞争。 
26、严禁携带假冒伪劣、侵犯知识产权等违禁品参展。要遵守展览规定,不违规零售展览样品,禁止出售清册外的样品和私人物品。 
27、布展时应听从当地展览组织者的统一指挥,不要随意乱拉乱抢道具,摊位墙板不要用样本代替标准图片或文字说明。展品布置要注意展示和贸易效果,既不要因展品过少而使摊位空荡,也不要杂乱无章地堆放展品,搞“杂货铺”或“摆地摊”。 
28、严格按展览规定的时间参展和撤展,不迟到,不早退。 
29、展出时,接待观众要热情、主动、耐心,不要在馆内扎堆聊天或摊位间相互乱串,出现摊位无人照管现象。展馆和展位应保持清洁,注意防火、防盗。 
30、议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场,以免遗失所带的物资。 
31、活动结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人,并在BBS研会版上发贴总结并虚心听取大家意见。   
 

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