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精心策划和科学组织是大型活动策划的关键因素

时间:2018-05-04 13:53 | 作者:天幕大业 | 标签: 开业庆典活动 十周年庆典 |
策划是为了完成既定目标,解决特定问题,借助科学方法和艺术手段构思、设计、制定工作方案的过程。做好大型活动需要精心的策划和科学的组织,主要体现在以下的9个要点中。
 
精心策划和科学组织是大型活动策划的关键因素
精心策划和科学组织是大型活动策划的关键因素
 
 
一、挖掘深刻的政治内涵
党政机关主办参与的大型活动有别于单纯的商业活动,除了展示党政机关形象、倡导模范行为之外,往往还有传递思想、表明立场等深刻的政治内涵。挖掘大型活动的政治内涵就是在策划活动主题、设计活动背景、构建活动板块、衔接过渡环节的过程中,要以政治内涵为指导思想和工作原则,以政治内涵主导构思、贯彻行动。有时为了表现或突出活动内涵,需要围绕主题设计若干主题单元。这些主题单元构成了活动的主体,转化为活动中一个个令人难忘的瞬间。
 
 
二、构思新颖的活动创意
独特的创意往往能深刻表现特定的内涵,越是宏大的内涵越需要通过完整的创意规划和细腻的创意题材体现出来。当然,锐意创新不等于放任冒险,党政机关主办参与的大型活动求新求变的前提是安全、平稳、顺利。
 
 
三、搭建丰满的主题框架
大型活动的主题和内涵确定后,策划者需要构建合理、可行的活动单元作为主题的表现手段。不同的活动单元构成了若干分主题,并衔接、缝合为一个丰满的活动主体。大型活动在强调活动整体性的同时,必须高度重视不同的活动单元间架结构的合理性及过渡空间的可通过性。实践中,在活动主题以及活动单元确立后,必须通过实操演练等方式确保过渡的稳定和衔接的通顺。同时,还要考虑过程中可能发生的“意外”情况,通过制定预案防止活动的意外中断。
 
 
四、勾勒完美的组织细节
“天下大事,必作于细。”这句话对于组织大型活动而言有两层含义:一是活动的规模越大,控制的环节越复杂,琐碎的细节越多;二是活动组织得越成功,内容越精彩,在细微处越见精神。成功的策划就像是精湛的雕刻,既要注重整体的把握,更要抓住枝叶的塑造。细节所勾画出的细腻与精致,往往能够让人在感受大型活动浓厚氛围的同时,引导人去关注活动中的细微之处,从而给人留下更加难忘的印象。
 
 
五、充分的可行性研究阶段
举办大型活动,必须考虑活动是否有必要举办、举办能否成功、举办后能否取得预期效果。在组织活动之前,必须预先对活动能否安全稳妥举办并实现预期效果进行详细的研究,以确保大型活动决策的正确。在广泛、深入调查研究的基础上,不仅要充分论证活动的必要性、可行性,还要对各种活动预案进行比较分析论证,提早研究活动实施过程中可能遇到的突发性问题,并准备好周密的处置方案。同时要高度重视对活动实施后的政治舆论、社会影响、经济效益的科学预测和效果评估。
 
 
六、严格的审查批准阶段
大型活动特别是大型文体活动举办前需要取得公安、文化等部门的行政许可。多数情况下,由于需要设置户外大型广告、搭建大会展台及布线等,又涉及市政市容、安全生产、消防等部门的职能。事前要把活动现场的效果图、平面图、电路图等递交有关部门审查和批准,建设过程中还需要这些部门进行安全检查等。在大型活动中,以上部门的作用不仅体现在行政许可和行政监督等行政管理方面,在活动前期的可行性研究和组织策划阶段就有可能已经深度介入。活动中各部门协同制定有关技术方案,沟通协调涉及的审查批准事项,根据不同的行业标准和技术准则,提出严格的要求,进而制定科学、合理、可行的大型活动策划方案,并协同组织实施和监督检查,共同确保活动顺利进行。
 
 
七、周密的组织协调阶段
组织协调是大型活动顺利进行的脉络和触角。大型活动是复杂的开放型系统,诸多活动板块和环节会产生不特定的沟通对象,每个对象都要采用相应的方式与之进行有效沟通。如果某些活动是重复举办的,例如四年一次的“奥运会”、足球“世界杯”,因有成熟定型的技术标准及大量惯例、先例,基本能够界定好活动项目的目标、范围和工作模式,但仍会产生海量的组织协调工作。如果主办的大型活动无先例可循,组织过程中任何理解上的差异和行动上的不一致都要通过协调和磨合来达到统一。组织协调貌似简单,实际上相当复杂。这种复杂性不仅表现在协调层次的多样、协调主体的众多,还体现为信息在沟通环节的不断过滤和消耗。因此,大型活动的组织协调工作要特别注意方式方法,既要有召开协调会议形成的书面文件、会议纪要等正式沟通,也要有口头表达、邮件联络、电话、短信等即时沟通,以确保沟通的有效性。工作层的沟通环节存在务虚和务实两种模式,务虚模式主要是工作层揣摩主旨意图,领会领导精神。务虚不是言之无物,工作层要通过务虚初步碰出活动的目标和工作范围。务实模式则是在原则框架下的细化和实施,是工作层针对遇到的问题,各尽所能作答,恪尽职守解决问题。
 
 
八、紧凑的进程控制阶段
大型活动的进程控制就是组织者在活动过程中对节点的控制。这些节点主要包括活动的开幕、闭幕以及各个环节的衔接点。首先是开幕、闭幕时机选择要慎重。尤其是党政机关主办参与的大型活动项目,由于牵涉面广、意义重大,必须选择一个好的时机来举办。活动的举办时间还可能受到国际局势、社会环境以及参与观众、组织者的意志,甚至是拟邀请出席的领导或其他重要人物日程安排的影响。其次要有完整的项目进程计划。包括总体计划、分项计划和滚动计划等内容。我们常说“计划赶不上变化”,再科学、系统的活动策划在组织执行中也会有诸多变数。因此任何计划都要有预案或第二方案,活动一旦开始,预定的条件和环境发生变化,既定方案也须相应调整。
 
 
九、稳妥的风险控制和应急管理
任何“风险”都是大型活动的大敌。在某种程度上,活动进程控制得好不好,活动策划得是否周密,关键在于能否通过对活动中发生意外的概率分析,制定完备的应急预案,以防止意外的发生。要牢固树立“零风险”理念,消除一切可以消除的苗头和隐患,并制定预防可能风险的工作方案。对于重大会议、赛事活动,低风险不仅仅是现场组织混乱、饮食卫生不达标,还有可能是移动信号不好、联络不畅等;高风险则包括恐怖袭击、恶劣天气等。低风险与高风险之间还存在过渡和转化的可能。要将风险管理的意识贯穿到活动的始终,对任何潜在的风险进行识别和分析,并制定相应的对策。要注意查询有关记录、资料,借鉴以往的宝贵经验,熟练运用系统分解、情景模拟等方式方法,制作周密的风险论证报告,进而制定切实可行的风险控制策略,确保大型活动成功举办。

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