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大型活动策划的前期筹备和流程管理方法

时间:2017-12-20 14:57 | 作者:天幕大业 | 标签: 大型活动策划 |
随着文化市场的逐步繁荣,以及营销、公关等市场手段的不断丰富和创新,以举办大型活动为形式的营销措施越来越多的被企业运用,处于市场前沿的媒体也不例外,举办主题活动已成为各家报刊社甚至新闻网站扩大品牌影响力,增加广告收入,培养忠实读者,提升竞争力的有力手段。在这些大型活动的背后,很多组织者和承办方苦于经验和管理上的不足,造成超强的体力和脑力压力以及各种突发事件带来的财务预算超支和经济损失。笔者作为大赛总调度,有幸参加了整个活动的策划和组织,并具体负责全部活动的后勤保障和现场调度,对媒体大型活动的组织有了一点肤浅的认识,下面结合自己在时尚文化节活动中的工作经验和教训,简要谈谈媒体大型活动组织和管理的一些具体方法和技巧。
 
大型活动策划的前期筹备和流程管理方法

一、前期计划
根据项目管理学的理论,大型活动是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。具有鲜明的目的性、周密的计划性、广泛的社会传播性、严密的操作性和经济社会效益性。
 
要保证大型活动的完美实施,前期周密的计划是不可或缺的重要保证。新报社在举办时尚文化节前,对整个活动的计划进行了反反复复的论证,大到活动经费的筹集,小到舞台装修需要多少盒图钉都进行了仔细的研究,最终确立了一个完备的策划案。当初有很多同志认为反复的论证有些多余,认为是纸上谈兵,应该边着手边完善,不要在冗长的会议中浪费时间和空谈。现在看来,历时10天,演出上百场次,观众多达数万人的时尚文化节圆满举办,没有出现任何意外情况,正是得益于前期充分的计划和准备。而具体来说,在活动策划之初,以下几点需要重点考虑:
 
1、提出活动设想,明确活动性质、目的和任务。
 
2、根据活动的设想,提出活动的初步计划,初步拟定活动的内容、规模大小,初步确定活动的地点和参加人数。
 
3、根据初步活动的计划选择活动的地点,并根据场所现实条件,决定场所布置。
 
4、根据初步活动计划,初步确定参加活动的人选及选择方法。
 
5、考虑所需辅助人员的人数及来源。
 
6、在确定以上各项内容之后,根据活动场所布置要求、活动内容的安排、活动规模的大小、活动时间的长短和参与活动人数的多寡,作出较为详尽的活动经费预算。
 
7、对初步活动的计划方案进行充分论证、修改,制定出最终的活动方案和活动计划,写出活动计划书。计划书的内容具体包括:活动的性质、目的和任务,活动规模大小和参与活动的人数,活动的举办日期、内容、时间和程序的安排,活动的地点和现场布置,活动的后勤辅助人员计划选择及安排,活动主持人选、礼仪,活动经费预算及分配,活动的交通及食宿安排等。
 
二、活动筹备
 
大型活动的举办涉及面广,需要准备的物资和事项繁多,活动的筹备工作难度大,是整个活动成功与否的一大关键。首届贵州时尚文化节的核心内容是16个项目的时尚大赛和一台时尚文艺晚会,其中16个项目赛对场地、道具以及灯光音响的要求各有不同,很多项目的比赛如攀岩、网球、自行车攀爬等还要求专业的场地和道具,为此,整个活动的筹备工作牵涉面非常广,需要联系和准备的事项非常多。考虑到自身经验不足,我们前期筹备工作适当放宽了时限,花了近1个月时间去联系场馆、准备道具、聘请礼仪和制作舞台背景。事后总结经验,将活动筹备的重点事项和程序进行了归纳,以便以后按图索骥,有备无患:
 
(一)、办理审批手续
 
这是很多媒体活动组织者容易忽视的问题,我们举办时尚大赛开始也没有考虑到活动需要有关部门的审批,一度被相关部门问责,差点陷入僵局,所幸报社总编辑及时出面干预,危机公关,才得以顺利开展。
 
根据《中华人民共和国行政许可法》规定,公民、法人或者其他组织从事特定活动,依法需要取得行政许可的,应当向行政机关提出申请,活动策划,待取得相关部门批准后方可实施。对于媒体举办的常见大型活动,需要报批的主要有文化厅(局)、体育局、公安、消防和环卫四个部门,其他的申报行政机关也有可能出现,但通常机会比较少。具体来说,在办理活动审批手续过程中,特别要注意的是需要准备活动场所的平面示意图以及《活动安全保卫工作方案》。根据经验,我们在举办活动之前一定要多方考虑,多方咨询,特别是活动中有特殊内容时一定要预先征得相关部门的同意,以免出现不必要的麻烦。
 
(二)、联系场地,确定合作方,签订相关合同。

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