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推动活动策划的进程,需要做好哪些准备工作?

时间:2018-01-08 11:27 | 作者:天幕大业 | 标签: 活动策划效果 |
构思摒弃头脑中所有杂念,全心全意地想象活动策划的全过程,这个想象应至少重复三次,并将你想象的全过程详细地说给你的团队,以便获得补充:
每个环节可能出现问题的地方;
每个环节所需用到的物料;
每个环节是否可以再优化;
每个环节是否给人惊喜;
在构思完成后,再次检查你的目的是否达到?
在构思完成后,再次检查你的预算是否足够?
推动活动策划的进程,需要做好哪些准备工作?
保障活动策划的效果,需要提前做好的准备工作
 
项目团队
1、确定你的工作团队
项目负责人
参与部门
项目所必须的人员配备
2、确定你的供应商
供应商列表和对应联系人:
场地
搭建
租车/礼仪
摄影摄像
其他
 
项目推进表
1、项目推进表(为可控因素预留必要时间:比正常时间多1/3 )
项目执行:为每个成员制定每日工作协调内容;
物料清单:列举已有物料及需要准备的物料;
人员分工:列出每个子项目负责人;
2、必须首先确定不可控因素:
场地:如果不及时确定可能租不到合适的场地
重要来宾:他们的时间、行程是不确定的
其他不可控因素
3、预定的检查时间通报:
向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐
使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?
应付意外情况、赢得补救机会。
 
活动管理表
1、活动基本要素(时间、地点、参与人、主题、流程等)
2、活动物料汇总
3、接待流程和要求
4、活动现场具体分工(人员位置和要求)
5、文案准备(新闻稿、主持人稿、领导讲话稿、重要领导的现场文件夹内容资料)
6、通讯录
活动管理表的主要目的-确定活动基本要素/相互关系及检查点
明确活动基本要素利于活动掌控(参与人员的工作指导,提升工作效率;新增人员的活动手册,利于快速到位)
相互关系的确认(部门之间的配合和各自负责人;哪些事情可以同时进行;完成项目的方式可能不止一种,通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法;
定期的回顾和检讨:在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展,并对意外情况作出补救。

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