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统筹一场公关活动,需要做哪些准备工作?

时间:2018-02-02 10:44 | 作者:天幕大业 | 标签: 线下活动策划 |
通常我们为客户做做活动策划方案之前,都会对客户的企业文化、现状进行分析、了解,再给也方案,那我们在和客户沟通的时候主要收集的是什么内容?
 
统筹一场公关活动,需要做哪些准备工作?
公关活动策划的准备工作有哪些?
 
一、收集活动基本信息
二、场地推荐
三、确认活动主题
四、活动创意点
五、活动流程策划
六、活动预算统计
七、活动应急预案
 
我们没有读心术,所以在办会议活动前期必须要问清楚这几个问题:
 
举办活动的目的是什么?推广品牌知名度还是产品的推介会?
什么时候举办这场活动?地点在哪里?
参会人数?目标对象?
想在什么类型的场地举办?高端大气上档次还是低调奢侈有内涵?
活动的预算大概是多少?
 
收集活动基本信息
 
客户提供以上基本信息甚至更多的信息(背景、目的、主题、人数、目标对象等基本信息),我们进行分析、判断,判断出哪些是核心内容,我们才可以围绕这些核心进行专业性延伸、策划,这样做出来的方案才会更加接近客户的需求。
 
场地推荐
再根据要求去寻找合适的场地,例如一般超过20002 、持续几天的大型国际学术,都需要按照活动限定的需求来推荐酒店。推荐酒店的同时,还要考虑会议厅的面积、会议厅的层高、会议室的容纳人数等的。在找场地的同时还要多准备两家备选,以供客户评选。
 
活动创意点
创意是活动整体效果的纽带,是让产品和消费者形成相互了解的一个桥梁,对于一样产品来说,一场活动如果没有好的创意点,那么也就没有新闻话题和亮点;我们可以把活动的创意点大致可以分为3种:
 
1)形式创意:形式创意包括“项目路演、会议论坛、活动赞助、事件营销”等。
 
2)很多大公司都会有自己的全年策略计划,活动只是打造品牌的其中一小块,在想活动Idea的时候必须要围绕着品牌全年的营销策略来进行,然后再进行整体性的创意思路。
 
3)执行创意:执行创意是比较关键的一步,包括针对活动现场的空间展示、舞美设计以及平面设计、活动环节亮点、互动视频的制作、高科技的呈现,例如最近比较流动的AR、VR技术就可以融入到活动现场中去。让参会对象参加完活动知道这是怎么样的一个品牌,对活动现场的亮点有深刻的印象,并形成口碑上的传播。
 
活动创意其实最后拼的是活动执行力和细节。很多活动公司做创意提案是想象很完美,现场执行却大想径庭。“创意很丰满、执行很骨感”。效果图、创意提案都很漂亮,能不能兑现再说。行业所需,任何一个道具,展示细节都要很有质感和精美,在现场客户往往很在意细的地方,挑剔你,你就很被动。活动创意环节如果执行不当,那么后果就可想而知了。
 
活动流程策划
 
当活动需要的物料全部设计并制作完毕,接下来在活动举办前期就要完成现场的搭建工作以及其他区域的布置,包括活动开始前的彩排和现场检查工作,当一切工作就绪之后,活动将正式开始,那么一般会议活动现场流程分为以下几点:
 
1.嘉宾签到入场
2.主持人开场白
3.领导发言致辞
4.产品的发布及演讲
5.启动仪式
6.嘉宾合影
7.晚宴以及表演节目
 
活动预算统计
 
举办一场活动,预算对于活动本身来说是有很大的制约性。一般来说,活动预算要么就由主办方提前告诉活动策划公司,然后活动策划公司再根据预算来做可执行、可操作的方案;当然还有一种情况就是主办方不出活动预算,需要活动公司自行报价。
无论主办方是否有给出实际的预算,我们都需要给出一份活动报价清单,里面包括嘉宾邀函、住宿、交通费、场地租金、现场布置费用、饮料、装饰、舞台布置、舞美灯光、物料制作、摄影摄像、宣传材料、执行人员费用、演艺人员费用各种杂费等。而且预算清单一定要一目了然,客户能看懂。
 
活动应急预案
 
应急预案一般只会在大型的公关活动当中中出现,参会人数达到1000人以上,百人规模的活动基本上较少出现事故,反之千人以上的活动经常会出现,从活动公司专业角度来说,无论活动规模的大小都需要出一份应急预算并且要完整的执行下去。
 
1)活动预警:在活动举办的前三天查看当天的天气预报情况,根据实际的情况,对室外的活动进行适当的调整或延期,如果是内场活动,可以在活动前一天给到会的嘉宾发天气情况的讯息。
 
2)场地消防:与场地方一起检查场地周边消防措施是否齐全到位,是否有紧急疏导人群出入口。
 
3)医疗预案:在活动现场准备医疗箱,准备一些常规的药品和创可贴以及纱布等等。
 
做活动就是要做到防患于未然,作为活动的负责人一定要想到一切可能发生的点,不能等到发生才会后悔莫及,因为做活动不是拍电影,没有补救的余地,所以多看多做多想就以了。

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