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怎么选择年会场地,有哪些注意事项?

时间:2018-03-12 11:09 | 作者:天幕大业 | 标签: 会议场地 |
对于企业来说,年终最热闹的不是年中大促,而是年终聚会。所有员工股东齐聚一堂,有欢声笑语,有信心十足,有对新的一年最美好的期望,年会的重要性不言而喻。如此至关重要的活动当然要选择一个好场地啦。不过在选择年会场地的时候有几点需要负责人员注意的。
 
怎么选择年会场地,有哪些注意事项?
选择年会场地的要素有哪些?
 
选择年会场地时主要考虑的因素包括
1、会议室的数量、大小和质量。
2、会议支持的服务和设备。
3、可商议的食品、饮料和房价。
4、食品服务质量。
5、房间的数量、大小和质量。
6、结账程序的效率。
 
年会场地考虑类型
一般来说,大型会议会选择在大都市举办,主要是便于安排食宿;企业经销商年会或其他性质的年会,其会议地点一般将根据会员的品位选择一些风景名胜区;而一些重大的奖励、表彰型年会则会选择有较高知名度的会场举行(如人民大会堂),以显示其非凡的意义。
 
年会场地考虑举办地的知名度
如果仔细观察和分析可以发现,国内选择频率高的年会举办地往往是知名度高的旅游地或都市。很多年会之所以每年在不同的地方举办,就是为了满足会员们的旅游需要。
 
年会场地考虑预算
年会一般属于非营利性会议,不以会议赢利作为直接目的。对于非营利性会议,会议策划者将在会议主办方的总体预算的基础上进行项目预算分解,确定会议项目的内容,然后决定与预算相当的举办地。
 
同样地,发现在考虑年会举办地时,会议策划者也会将交通、安全、会议设施、服务质量等因素考虑在内,但对食品、睡房及结账程序的效率等考虑得较少。
 
年会场地也可以分为四种,选择场地时可以先确定大致方向。
1、酒店:酒店主要分为星级酒店及非星级类酒店,星级酒店适合那些拥有高预算的企业举办年会,但往很多企业把预算都浪费在的星级酒店上,没有跟企业自身实际情况相结合,而没有把钱在年会内容上。适合:颁奖年会,公司总结,答谢客户等。
 
2、游艇:游艇上举办年会是一种非常好的享受,既能达到聚餐的效果,又能欣赏夜景,但游艇也有它的局限性在那边,没办法让太多的舞美效果及演出节目展现出来,人数的限制也比较大。适合:人数较少,喜欢轻松惬意的企业等。
 
3、创意仓库:在上海有各类创意仓库,它是由旧厂房改造成适合举办活动的场地,里面一般会有些配套活动,近几年非常流行的场地,很多时尚类品牌都在里面举办各类活动,他们之所以喜欢这种场地,因为它的可塑性很强,舞美制作,演出安排等都能得到很好的展现,它也有自身缺点,在于餐饮方面,这类场地一般不提供餐饮服务,所以如果企业选择这类场地举办年会,就餐需要另行安排。适合:时尚类品牌公司,追求时尚,新鲜感的企业。
 
4、会所:在上海兴起了很多会所类活动场地,这类场地适合人数不多的企业在这里举办聚餐型的年会,一般会所内有很多游艺设施,像游泳池,桌球房,雪茄吧等。
 
年会场地注意事项一:预订要趁早
年底的时候基本上所有大大小小的企业都要举办年会,如果你等到年底的时候才去订场地的话,对不起,你会发现没有场地了,因为全部都被别的公司订了。所以如果不想年底的时候在路边摊举行年会,那就早点去了解酒店档期,及时预订。
 
年会场地注意事项二:酒店要有品质感
年会既然是公司最看重也是员工最期待的一次活动,当然在选择酒店的时候就要考虑品质好一点的酒店,比如星级酒店或是名气很高的特色餐厅,简而言之就是不要太掉价了,毕竟年会场地也能看出一个公司的段位。
 
年会场地注意事项三:酒店位置要找好
很多人呢在去一个的地方的时候最看重的可能就是地理位置了,太远太偏的位置大多数人都不会考虑,除非酒店真的特别好,但特别好的酒店一般是不会选择一个偏远的地方的。最好的位置是公司附近或是市区里面,交通便利的地方。
 
年会场地注意事项四:酒店规模要与公司人员相配
说简单一点就是一个企业有500人,但是选了一个最多可容纳400人的酒店,剩下的100人怎么办?如果是100人的企业也不要选了一个可容纳300人的宴会厅,浪费资源不说,还显得空旷。所以相适应的是最好的,量体裁衣。所以就需要提前预订,这样才有得挑。

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