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如何选择合适商业会议活动场地,有哪些好的建议?

时间:2018-03-13 11:35 | 作者:天幕大业 | 标签: 会议场地 |
商业会议活动对于企业来说不管是大型还是小型企业那都是非常需要的。但像一些商务性会议、产品发布会、年会就必须找一个最佳的会议场地来举办。
 
会议场地是一场活动或者会议的基础硬件之一,一个与会议活动主题高度匹配的会议场地,无疑会对会议和活动本身增色不少。如庄严、大气的会议场地,与大型活动在形象和气势上会有着极好的映衬;而一个温馨、高雅的场地,对于一个小型沙龙交流会的氛围营造会大有裨益。
 
如何选择合适商业会议活动场地,有哪些好的建议?
商业会议活动场地如何选择?
 
选择什么样的会议场地要根据会议和活动的主题、参会人员构成、会议规模等因素来确定。为满足客户的特别活动场地或会议场地需要,经常需要进行多处以及多家会议场地的综合比较,以此更好、更快地响应会议场地的需求。因此,庞大的活动场地数据库、详细的场地设施及服务信息,是满足各种会议场地需求的基础。
 
对于有关会议场地寻找和确定的几个注意事项和建议个大家:
 
一、会议或活动主办方经常会有一个误区,那就是喜欢自己独立寻找场地,其实他们不了解,经过多年与场地方的合作,长期的公关及会议服务经历,使专业的活动策划公司与各类会议场地均保持良好的合作关系,不但有能力为客户协调到最好的场地支持服务,更有能力在一定程度上为客户节省会议场地支出。
 
二、活动策划公司还拥有一套严谨的会议场地推荐规范和服务模式,保障所推荐的每一个场地都是十分熟悉和了解的,通常都是经实地考察,依照专业会议场地信息搜集标准逐项记录,并收录到专业的数据库中,场地数据信息的详细性甚至超过场地方本身。而会议主办方自己去寻找场地,但并不了解一个场地的软硬件设施对自身活动的可用性在什么地方,更何况除了会议场地之外,还会有其它诸如设备供应、流程控制等更加复杂的工作。
 
三、通过专业的活动策划公司找活动场地,不但可以有效节省寻找资源的时间,更能获取因场地因素对活动效果产生的各种积极的和消极的影响等重要信息。根据场地的特质,并结合会议服务和活动行业通常对场地的规划,一般可分为以下两种:
 
1、常规场地:星级酒店、高级会馆、高级会所、俱乐部、特色餐厅,特色西餐厅等。
 
2、特色场地:大型会堂、场馆、活动中心、高尔夫球场、屋顶花园和市内模拟海滩等。
 
根据活动的性质、功能和效果要求,场地一般可以有以下规划:
 
1、课桌式:适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等等,这种形式便于听众作记录。
 
2、围桌式:适用于中式宴会,如答谢会、招待会、茶话会等。
 
3、剧院式:适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等。
 
公关会议服务公司在场地的规划使用上,一般有以下几个主要功能区组成:1、签到区2、舞台区3、来宾区4、展示区由于场地只是会议和活动的基础硬件之一,针对场地本身,公关会议服务公司通常会有以下工作需要落实或协调:1、电力供应2、餐饮供应3、贵宾接待4、停车场5、专用电梯6、来宾安保等等。

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