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企业年会的活动管理和创意策略法则

时间:2018-04-19 14:55 | 作者:天幕大业 | 标签: 公司年会策划 大型年会策划 |
企业年会是企业激扬士气、部署战略、制定目标的一场“家庭盛会”,可是如何才能不断创新,获得“眼球”,却越来越让每一个年会筹办者煞费苦心。本文重点阐述了企业年会的活动管理和创意策略法则。
 
企业年会的活动管理和创意策略法则
企业年会的活动管理和创意策略
 
 
企业年会活动管理
 
活动管理是整个年会得以顺利推进的关键步骤,充足的人员准备和精细的环节安排至关重要。
 
成立管理小组 成立年会管理小组主要是为了更好地协调各部门的事务及更有效地调配公司的各种资源。通常管理小组的成员由各部门领导指派(本部门的活跃份子),而该小组的总负责人要在短期内组成一个团结而强大的团队,号召有组织能力的人去发动公司员工参与年会的表演活动。此外,小组成员还要负责安排排练场所,采购所需物品,邀请相关人员等工作,每个成员要能够独立完成工作,并及时向总负责人报告,确保活动的顺利进行。同时,总负责人应准备一套应急预案,以防突发事件。
 
节目预演 年会的表演人员大多是企业员工,因此管理小组要邀请专业老师对其进行指导并协助编排节目。在预演中,要集中所有演出人员及主持人,按照时间顺序现场彩排各个环节,让所有演出人员熟悉舞台位置,掌握时间分配。在节目预演中需要对所有设备进行调试,包括用于演示的笔记本电脑是否设置了自动关机或者屏幕保护程序,活动现场需要演示的PPT文件投影出来是否足够清晰等,这些细节看似微小,却很重要。
 
场地选择与布置 每个企业都希望通过年会激励员工士气、营造组织气氛、深化内部沟通、促进战略分享、增进目标认同,因此现场气氛不仅要营造出家庭聚会般的温馨,而且还要在轻松愉快的氛围中,放松心情,熔炼团队。企业要根据年会的参与人数、环节设置和主题思想来选择场地,比如充分体现现代商务高效、快捷的内涵的商务型酒店,既能举行小型活动,还能举办大型活动;度假型酒店集休闲、娱乐于一体,而且还能提供相应的年会设施、美食和各种特色活动。如果资金允许,还可以选择风景优美、温度适宜的海边度假酒店,能够使员工和客户在回归自然的亲密感觉中体验到企业对他们的关爱。有时公司希望打造一个别具匠心的年会,特色酒吧也不失为一个好的选择。
 
根据年会的具体情况,设计并安排会场布局。通常在年会开始的前一天布置活动现场,场地搭建包括舞台区、嘉宾区、VIP室、候场区、化妆区。有些公司为了体现出对员工的细致,还会特别准备餐前交谈区和吸烟区。
 
 
企业年会创意策略
 
主题选定 年会的主题既要抢眼又要精练。拟定出色的主题,需要对企业的市场状况、品牌定位以及活动目的进行充分了解,特别是要了解企业想要通过此次年会传递的主要信息。跟随这个步骤,在活动整体格调明确之后,也就确定了活动的主题方向。比如,某外企希望员工在轻松愉快的氛围中,放松心情,熔炼团队,将这一年年会的主题选定为Red Hot(火舞激情)。值得一提的是,拟定的活动主题应与企业品牌定位相吻合。公司希望每年的年会都会有出人意料效果和与众不同的创意,而创意的体现也表现于一个具有感染力的活动主题来贯穿始终。
 
 
环节设定 在环节设计方面,有的公司会邀请一些重要客户,以此增强相互间的关系,让客户了解公司的实力以及员工的素质。如果资金允许,还可以邀请社会名流,与员工进行互动。总之,领导致辞、年度颁奖、才艺表演、抽奖与互动游戏等是年会的必有项目。在这个基础上,如何把年会做得出彩,创意必须贯穿每个环节。
 
留下深刻印象 年会是员工相互增进了解的重要平台,让员工对年会留下深刻的印象考验着每一位年会筹办者,是否会“转身就忘记”成为衡量一个企业年会成功与否的重要标准之一。比如说,某企业要在2008年1月举办一次公司年会,而2008年是中国的奥运年,这个企业的年会可以将奥运会作为主题来提升影响力。那么,究竟怎么做才能避免“转身就忘记”,同时又能很好地在北京奥运和该企业之间建立关联性呢?我们给这次年会设计了一场由多项奥运比赛项目组成的竞技赛,选择既能吸引员工踊跃参与,又能体现团队协作精神的项目,包括场地自行车、射击、趣味乒乓球、三分投篮、足球赢积分和网球赛。通过奥运体育运动项目的介入,将这场年会深刻地与奥运联系在一起。而竞技活动中展现的拼搏与协作精神能够激发企业员工的斗志与凝聚力。
 
此外,企业要根据自身特点,把握社会热点事件,并与之产生关联。这里所说的社会热点事件是广义范畴上的,比如2003年电影《黑客帝国》的上演,2005年神州五号的升空,2007年的快乐男声等等,这些社会热点都是企业年会活动策划中可以利用的。
 
构建活动实用性 如何增进活动的实用性,提升所有员工的参与热情呢?那就需要精心安排活动环节。以一家全国性的企业为例,假设这家公司业务按地域划分成若干区域,年会则是需要所有区域员工的共同参与,而活动的创意点是在将整个年会打造成一场精英汇聚、紧张刺激、欢乐沸腾的“奥运盛会”的同时,贯穿公司经营理念。
 
首先,将该企业全体员工按照华北、华东、华南分成三个区域,给每一位员工发一张实名积分卡,这张积分卡将伴随员工参与企业年会的所有流程。年会的比赛规则是所有员工都可以自由选择比赛项目以及同伴,而参赛人员可以在每个项目中同时获得个人和团队两种积分,这些积分能够在事先设置的“特许经营店”中兑换相应的礼品。个人总积分前三名以及积分最高的团队可以获得相应的奖项。
 
其次,在年会中设置丰富的头脑竞技型环节,由三个分区的员工展开竞技赛。比如,由华北分区的员工设计与企业发展策略、渠道政策相关的问题,其他两个区域的成员进行回答,以此活跃现场气氛,调动员工之间的积极性,而通过这样的娱乐环节,也能加深员工对企业的认知程度。
 
增强互动效果 互动环节可以与企业年会的举办地相联系,增加区域特色。北京的京剧、东北的二人转、河南的豫剧、长沙的花鼓戏和海南的竹竿舞都可以融入到节目中。通过趣味的表演形式,能够调动员工的情绪,活跃现场气氛。但通常来说,互动环节需要有较强的参与性、娱乐性和激励性。可以通过字母组合游戏来体现企业的英文标识,鼓舞员工积极参与,比如微软是Microsoft,柯达是Kodak,西铁城是Citizen。
 
互动环节还需要有一些趣味性,能够让企业员工放松的活动,才能达最大程度地将年会打造成企业内部的沟通平台。“水饺”在中国的传统里代表“团圆”和“吉祥”,大枣代表“福至宾朋”,企业可以事先与年会聚餐点的厨房进行沟通,制作类似蛋饺的菜,每人一个,只许用刀切开,找到埋有大枣的人(同桌作证)可以获大奖。
 
互动环节还需要有深刻的意义。中国有句古话:一鼓作气,古代战场上将领用击鼓来振奋士气,因此也可以在企业年会中设置“击鼓”环节来鼓舞企业员工信心。鼓声响起,振奋人心。群鼓的擂起需要多个企业员工的合作,只有相互配合才能打出好听的节奏,在这个活动环节中增强企业员工之间的团队精神。
 
根据笔者以往经验,成功的策划与执行会带来预期的积极效果,而缺乏创意与组织的年会则可能导致公司/客户的不满意,因此在企业年会中要把握好活动管理和创意策略这两部分内容。
 
(原文刊登于《国际公关》2008年总第19期,转载请注明出处)

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